 거래처로부터 물품을 구매하고 매입세금계산서를 교부받았는데 담당자가 실수로 세금계산서를 분실했습니다.
당초 분실한 세금계산서를 거래처로부터 재발급 받으면 되는지, 아니면 팩스본으로도 부가가치세 신고시 매입세액을 공제 받을수 있는지, 이 처럼 매입세금계산서를 분실한 경우나 매출세금계산서를 분실한 경우는 어떻게 대처 해야 하는지, 가산세등 어떤 불이익이 있는지, 매출처 및 매입처 입장에서 알려주세요?
세금계산서는 부가가치세가 과세되는 사업자가 재화나 용역을 공급하고 거래 상대방인 공급받는 자로부터 부가가치세를 거래징수하고, 그 거래내용과 거래징수사실을 증명하기 위하여 교부하는 증서로서, 세금계산서는 재화나 용역을 공급하는 사업자의 매출세액 뿐만아니라 거래상대방의 매입세액을 검증할수 있는 과세의 근거자료이며, 세금계산서 그 자체가 거래의 내용을 담은 가장 객관적인 자료, 즉 세금계산서는 사업자간의 거래 내용을 기재함으로써 송장의 역할을, 외상 판매시에는 청구의 사실을 표시함으로써 청구서의 역할을. 현금 판매시에는 대금의 영수사실을 표시함으로써 영수증 역할을 하기 때문에 사업자는 회계처리상의 가장 중요한 증빙으로서 이를 잘 보관해야 합니다.
세금계산서를 분실한 경우 공급하는자는 부가가치세법상 “세금계산서 미교부 . 기재불성실가산세”를 부과하는 기준인 “세금계산서를 교부하지 아니한 때"에 해당하므로 공급가액의 1%에 상당하는 가산세를 물어야 하나, 세금계산서를 분실 했다는 것은 결국 부가가치세 신고.납부시 분실한 세금계산서를 매출처별세금계산서합계표상에 기재하지 않는 실수를 범하게 되어, 즉 매출을 누락하여 신고하여 매출세액 만큼 세금을 미달하여 납부하거나 과다하게 환급받는 경우에 해당 될 수 있으므로 이 경우는 매출처별세금계산서합계표 미제출.기재불성실가산세(공급가액의 1%), 신고불성실가산세(공급가액의 10%), 납부불성실가산세(1일 3/10,000에 경과일수를 곱한 금액)를 부담할수도 있다는 것입니다.
공급받는자는 세금계산서를 분실하게 되면 결국 분실한 세금계산서를 매입처별세금계산서합계표상에 기재하지 않게 되므로 매입세액공제를 받을수 없을 뿐만 아니라 설사 나중에 환급을 받으려고 하면 경정청구등 세금신고의 불편함이 있을수 있으며, 경우에 따라서는 장부상 누락으로 인하여 이를 비용처리를 할수 없는 경우도 있을수 있습니다.
공급하는자 입장에서 매출세금계산서를 분실한 경우와 공급받는자 입장에서 매입세금계산서를 분실한 경우에는 다음과 같이 처리하면 됩니다.
매출세금계산서를 분실한 경우는 매출장(거래처별매출처원장)이나 대금 지급 증빙서류등에 의하여 공급자 보관용 세금계산서를 재 작성하여 보관하고 부가가치세 신고시 매출처별세금계산서합계표에 기재하여 신고하면 됩니다.
매입세금계산서를 분실한 경우에는 공급한 자에게 의뢰를 하여 사본을 재교부 받아 부가가치세 신고 시 매입세액공제를 받을 수 있습니다.
공급자로부터 분실한 세금계산서 사본을 재교부 받을때는 공급자 보관용 세금계산서 사본에 원본대조필한 경우는 공급받는자 보관용 세금계산서를 대신할 수 도 있으므로 만약 팩스로 받는다면 공급자가 원본대조필한 공급자 보관용 세금계산서를 수취하시면 됩니다. 단, 공급자가 폐업 등을 하여 세금계산서 사본을 교부받지 못하면 미수취한 세금계산서에 대해서는 매입세액공제가 불가능합니다.
공급받는 사업자가 교부받은 세금계산서를 분실한 경우에는 공급자에 의해 확인된 세금계산서 사본을 당해 공급자로 교부받을 수 있는 것임.(부가46015-997, 1995.6.5)
한편, 세금계산서를 분실하여 일방이 부가가치세 신고를 누락한 경우에는 국세청 전산상 세금계산서 불부합 내용이 뜨고, 관할세무서에서 세금계산서 불부합 자료에 대한 소명을 요청합니다.
즉, 매출처가 부가가치세 신고시 분실한 세금계산서를 누락하였는데, 매입처가 부가가치세 신고를 정상적으로 하여 매입세액을 공제 받았다면 국세청 전산상 매출과 매입이 크로스체킹되어 매출처에서 신고가 누락된 불부합 내용이 뜨게 되어 관할세무서에서는 신고를 누락한 어느 한쪽에 세금계산서 불부합 소명자료 제출을 요청하게 된다는 것입니다.
결국 관할세무서에서는 어느 한쪽이 잘못한 것인지 확인하여 가산세를 물리게 되는데, 이 경우, 소명자료 준비 등 시간적 손실이 많을 것으로 예상되며, 어느 한쪽이 수정신고나 경정청구를 하여야 하는데, 매출처가 수정신고하는 경우에는 가산세가 있으나, 매입처가 경정청구 하는 경우에는 가산세가 없습니다.
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