어느 회사에 전화를 걸어 만나고자 하는 분을 찾고자 하면, “그 분은 지금 회의중” 이라는 말들을 종종 듣는다. 얼마전에 모 여론조사결과 ‘회의중’ 이라고 말하는 것은 상대방과 통화하고 싶지 않은 경우에 써 먹는 말이라는 이야기도 있었는데, 여하튼 많은 직장인들이 회의속에서 하루를 보낸다.
그러나 하루에 몇 개씩 되는 회의에 참석하다보면 정작 챙겨야 할 일을 제대로 챙기지 못하게 된다. 팀장의 경우에는 다른 팀의 회의까지 참석하기도 하는데, 회의에 막상 참여하고 보면 굳이 참석하지 않아도 될 회의였었다는 생각을 갖는 회의도 있다.
사정이 이러하다보니 많은 기업들이 ‘회의홍수’ 속에서 빠져나갈 수 있는 방법은 없을까라는 고민들을 한다. 그러나 회의가 없을 수는 없다. 회의는 필요하며 다만 그 진행방법과 절차가 문제가 되고 있기 때문이다.
기업이 추구하는 방향의 정책수립과 실천을 위한 도구 중의 하나가 회의인데 혹자는 잘되는 기업과 못되는 기업의 차이를 회의문화에서 찾기도 한다. 세상은 디지털시대로 나가는데 아직도 적지 않은 기업들이 회의문화에 있어서는 발표자는 발표만 하고, 참가자는 그냥 듣기만 하는 정보전달식의 전근대적인 방식에 머물고 있다.
그렇다면 잘 되는 기업의 회의문화는 어떤 것일까? 지루하지 않은 회의에서 그 답을 찾을 수 있다.
이러한 회의문화에 대한 가이드라인으로 제시할 만한 책이 여기에서 소개하는 ‘삼성처럼 회의하라’ 이다. 삼성전자에서 10여년간 근무한 저자의 경험을 바탕으로 씌어진 이 책의 주된 내용은 즉흥적인 회의가 아니라, 계획된 회의가 되어야 하며, 결론이 없는 회의가 아니라 결론이 날 수 있는 회의가 되어야 한다는 점이다. 지극히 타당한 내용을 강조하고 있음에도 이 책이 눈에띄는 것은 여전히 관행적인 회의문화수준에 머물고 있기 때문이 아닌가 생각한다.
이 책에서는 효율적인 회의진행을 위한 방안들을 제시하는데 저자는 이 책의 제목처럼 삼성이 어떤 식으로 회의를 해오고 있으며, 이러한 회의진행이 어떤 결과를 주는지를 소개한다.
그 중에서 삼성의 회의원칙을 살펴보면, 삼성의 회의원칙은 3가지 사고, 3가지 원칙과 7가지 지침을 갖춘 3.3.7운동으로 대변할 수 있다. 3가지 사고는 즉흥적인 회의보다는 계획된 회의, 회의의 간소화, 타 회의와의 통합여부 점검을 말하여, 3가지 원칙은 회의없는 날을 운영하고, 회의 시간은 1시간 원칙으로 한다. 그리고 회의 기록은 한 장으로 정리한다는 것이다.
7가지 지침을 살펴보면, 시간엄수, 회의의 기회비용산출, 참석자 최소화, 명확한 회의주제, 회의자료 사전배포, 전원 발언유도와 회의록 작성이다.
"먼저 가장 중요한 것으로는, 회의 참석자들에게 회의 의제를 명확히 인식시키고 이에 대해 준비하도록 해야 한다. 모든 회의는 뚜렷한 목적이 존재해야 하고, 모든 회의 참석자로 하여금 어떤 준비를 해야 하는지 구체적으로 알려 줘야 한다. 회의 아젠다 속에는 가능하면 구체적으로 회의의 목적과 참석자들이 어떤 준비를 해야 하는지에 대한 내용이 들어 있어야 한다(23페이지 중에서, 회의문화가 일류기업을 만든다)."
계획된 회의를 진행하라
분명한 목적이 있는 회의는 결론으로 도달하는데 그리 어렵지 않다. 그러나 계획없이 진행되는 즉흥적인 회의는 시간낭비일 뿐이다. 물론 사안에 따라 긴급하게 시간을 정하고 참석자를 소집하여 진행하는 경우도 있다. 그러나 회의의 준비단계, 진행과정과 회의후의 피드백으로 이어지는 일련의 과정이 체계적으로 이루어진다면, 회의결과를 실행으로 옮기는 것은 어려운 일이 아니다.
건강한 기업문화 구축을 위한 도구인 회의, 이 회의의 활용범위에 따라서 기업의 운명이 달라질 수 있음을 지적하는 이 책은 모두 7장으로 구성되어 있으며, 삼성의 회의문화 소개와 더불어 회의와 주관자와 참석자들을 위한 가이드라인을 소개한다.
6장에서는 발표와 경청의 기술에 대해서 소개를 하는데, 참가자의 적극적인 참여와 더불어 토론에 참여하면서 중요한 것부터 먼저 말하고, 긍정적인 것으로 시작하라는 것 등 의사표현을 어떻게 해야 하는지를 알려준다.
또한 다른 사람의 의견을 듣는 입장에 있을 경우에도 그냥 가만히 있지 말고, 잘 따라 듣고 있음을 적절한 방법으로 피드백하라고 말한다. 마지막 중에는 삼성의 회의문화를 있게 한 외국계 기업들의 회의문화를 더불어 소개하고 있다.
'삼성처럼 회의하라'는 회의를 주관하는 입장에 있거나 참여하는 입장에 서 있는 분들에게는 기업의 실행력과 조직강화를 위한 지침서가 될 것이며, 따분하고 지루한 회의 때문에 지쳐있는 분이나회의문화를 고쳐나가고 싶은 고민을 하는 분이라면 이 책을 통해 회의 진행절차를 차분하게 정리할 수 있을 것으로 기대한다.
효율적인 회의 진행을 위한 준비방법
- 회의를 기록하라
- 회의 목적을 분명히 하라
- 회의를 사전에 공지하라
- 참가자를 선정하라
- 회의 자료를 미리 배포하라
- 시간을 분배하라
- 회의 비용을 명시하라
- 회의장을 준비하라
적극적으로 아이디어를 공유하기 위한 방법
- 회의 방향을 잃지 말라
- 반드시 결론을 도출하라
- 회의 분위기를 업시키자
- 주입식 전달회의 No, 토론식 회의 Yes
- 건설적인 논쟁을 유도하라
- 불투명한 표현은 하지 말라
- 동등한 입장에서 회의를 진행하라
- 회의에서 침묵은 근무 태만
- 상대방을 인정하고 존중하라
- 회의 중간 중간에 반응을 보여라
- 긍정적인 말로 칭찬하라
회의결과의 실행을 위한 방법
- 의사결정 내용을 요약하라
- 회의록을 작성하라
- 회의 내용을 전파하라
- 회의를 평가하라
- 결정사항을 실행하라
- 뒷정리는 확실히